【仕事論】業務内容は口頭指示では伝わらない3つの理由。指示は文章で出すべき

働き方・仕事術

こんにちは、アルタロトです

普段の生活や仕事の中で口頭で指示されたけど、後で内容を忘れた

もしくは、内容を理解していたつもりだったが、実際は違っていて失敗した

 

こんな経験はありませんか?

 

僕も実際、こういった経験はよくありました

また、逆に自分が口頭で指示をしたけど、相手が理解しきれていなかったということも

 

 

今回はこれらの問題を解決する方法について

 

  • 内容が伝わらない原因
  • 相手に内容を理解してもらう方法

 

以上2点について例を用いて考えていきます

 

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口頭指示では内容が伝わらない3つの理由

口頭指示で内容が伝わりにくい原因は主に3つあると考えています

 

  • 自分と話し相手の頭の回転速度の違い = 理解が追い付いていない
  • 理解が追い付いていない状態でさらに指示をしている = 相手への配慮不足
  • 話し言葉の使用 = 曖昧な指示

 

それぞれ解説します

 

自分と話し相手の頭の回転速度の違い = 理解が追い付いていない

例:頭の回転が速いAさんと、頭の回転が遅いBさんの二人にそれぞれ指示を出した時、Aさんはすぐに「分かりました!」と返事をしたのに対し、Bさんは「…わかりました」と返事が遅かった

 

このような場合、

Aさんは内容を理解しながら聞いているため、すぐにやるべきことが分かり返事が早い

Bさんは内容の理解が追い付いていない状態で聞いているため、何をやるべきか迷って返事が遅くなっていると考えられる

 

 

ただし、これらは別の視点で考えることも出来ます

 

Aさんがすぐに返事をしたのは、早とちり・勘違いをしているからかもしれない

Bさんが返事が遅かったのは、じっくりと内容を整理してやるべきことを確認しているからかもしれない

 

 

→重要なポイントは、理解しているどうかは相手に確認しないと分からないということ

 

理解が追い付いていない状態でさらに指示をしている = 相手への配慮不足

前述の通り、相手が理解しているかどうかは確認しないと分かりません

理解できていないのに次から次へと指示を出していては、伝わらないのも仕方ないですね

 

ですが、実際指示を出している人が相手に理解できているか確認するかというと、確認しない人の方が多いのではないでしょうか?

 

確認をしない理由としては主に以下が考えられます

 

  • 忙しいため、確認する時間が無い
  • 他の人(指示する人)も確認をしていないため、確認しないのが当たり前になっている
  • 「これくらい分かるだろう」と安易に考えている

 

話し言葉の使用 = 曖昧な指示

「あれだから」

「前話した件なんだけど」

上記のような、曖昧な言葉を使うと自分と相手の認識にズレが生じかねません

相手がなんとなく察したような素振りを見せていても、実際には理解していなかったということがありえます

 

自己中心的な指示では伝わらない = 単方向でのコミュニケーション

上記3つに共通するのは「相手への配慮が足りない」という点です

自分の都合の良いように考え、自己中心的な指示になっているのです

 

本来、コミュニケーションというものは双方向、つまり自分と相手の考え方を共有するものですが、指示を出すときは単方向のコミュニケーションになってしまいがちです

 

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結論:指示を確実に伝えるには口頭ではなく、文章を出すべし

内容が伝わらない原因は主に以下の2点です

  • 指示を出す人の「相手への配慮不足」
  • 指示を受ける人の「理解力不足」

 

これらを解決する方法は以下の通りです

 

指示を出す側

  • 対面で指示をする場合 → 資料を渡して説明 or メモ用紙に内容を書いて渡す
  • 電話で指示する場合 → 相手にメモを取ってもらう or 電話の前後にメールやメッセージで内容を送る
  • 相手に内容を理解できているか確認する

 

指示を受ける側

  • 対面の指示、電話での支持を受ける場合 → 必ずメモを取る、日頃から資料や文章で指示を出してもらうようにお願いしておく
  • 相手に内容が合っているか確認する

 

 

文章による指示は何度も読み返し可能なので自分のペースで理解することが可能です

たとえ、指示を受ける側の頭の回転が遅かったとしても時間を掛けることで理解できます

 

 

上記のポイントに気を付ければ、指示によるミスを限りなく削減できます

資料・文章で指示を出すとなると、資料・文章作成に時間が掛かるため大変ですが、リスク管理の観点から必ずやるべきだと思います

文章力やプレゼン力に自信が無い方は型を知ってひたすら練習しましょう

 

 

 

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蛇足:嫌いな上司からの指示とメモの活用

個人的に「話しかけづらいな」と感じる上司は居ませんか?

 

僕は居ます。出来るだけ話したくないです

「居なくなれば良いのに」とすら思ってる

 

 

だからこそ、話したくない上司からの指示は確実に理解するように心掛けてます

理解しきれなくて後で「これは◯◯で良かったでしょうか?」と聞くことすら嫌です

 

相手が自分の能力を評価する人(=管理職)である場合、内容を後で確認すると、「なぜその場で聞かなかったんだ」と思われ、コミュニケーション能力の評価を下げられるということも考えられます(実際のところは確認せず失敗するより、確認して確実にこなした方が責任感の評価は高いでしょうけどね)

とはいえ、一発で理解して確実にこなせるのであれば、それが一番評価としては高くなるでしょう

 

一発で理解するためには必ずメモを取ること

僕はメモを取るようになってから圧倒的にミスが減りました

 

また、メモ帳を活用すれば素晴らしいアイデアが浮かぶこともあります

皆さんもぜひお試しあれ

 

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